Quels documents demander à votre locataire pour un bail meublé à l'année ?

Avant de valider la candidature d’un futur locataire et ainsi vous engager sur un bail de location de douze mois minimum (sauf location étudiante), il vous est vivement conseillé de demander un certain nombre de documents au candidat, concernant son identité, sa situation professionnelle et son niveau de ressources. D’après le décret n°2015-1437 du 5 novembre 2015, voici donc la liste officielle des éléments justificatifs autorisés dans le cadre de l’examen d’un dossier de location, afin que vous puissiez analyser la solvabilité d’un candidat (et de sa caution, le cas échéant).

Les documents autorisés à demander au locataire

Le justificatif de domicile

• Les 3 dernières quittances de loyer ou une attestation du précédent propriétaire indiquant que le candidat est à jour dans le paiement de ses loyers et charges.
• Une attestation de l’hébergeant certifiant sur l’honneur que le candidat réside bien à son domicile.
• Le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété de la résidence principale.

Pour vous fournir ce justificatif, le candidat a la possibilité de vous envoyer uniquement une copie du document. En revanche, vous serez tout à fait en droit d’en réclamer la preuve originale, lors de la visite du bien par exemple. Le document remis par le candidat devra bien évidemment être écrit en langue française et la devise utilisée devra être l’euro. De votre côté, vous ne pourrez demander qu’un seul justificatif de domicile au candidat.

Le(s) justificatif(s) de situation professionnelle

• Un contrat de travail / stage ou une attestation de l’employeur mentionnant le poste occupé, le salaire proposé, la date de prise de fonction et si nécessaire la durée de la période d’essai.
• La carte étudiante ou le certificat de scolarité pour l’année en cours.
• La copie de la carte professionnelle (si le candidat exerce une profession libérale).
• La copie du certificat d’identification de l’INSEE comportant les numéros d’identification (si le candidat exerce une activité de travailleur indépendant).
• L’extrait D1 original du registre des métiers datant de moins de 3 mois (si le candidat exerce une activité d’artisan).
• L’extrait K ou K Bis du registre du commerce et des sociétés datant de moins de 3 mois (pour les entreprises commerciales).
• Toute autre justificatif récent pouvant attester de l’activité professionnelle (si le candidat ne correspond à aucun cas de figure exposé ci-dessus).

Comme pour les autres justificatifs, le candidat pourra vous fournir la copie des documents originaux, à moins que vous lui en fassiez expressément la demande. Ces documents devront une fois encore être rédigés en français et comporter des données chiffrées en euro. Par ailleurs, vous pourrez cette fois-ci demander un ou plusieurs justificatif(s) de situation professionnelle, contrairement à la pièce d’identité et au justificatif de domicile.

• Les 2 derniers bilans comptables ou attestation de ressources pour l’exercice en cours délivrés par un comptable (si le candidat exerce une activité professionnelle non-salariée).
• Un justificatif relatif aux revenus fonciers, rentes viagères ou revenus de valeurs et capitaux mobiliers perçus.

Parmi la liste des documents énoncés ci-dessus, vous êtes en droit de réclamer plusieurs justificatifs de ressources (copies ou originaux) afin de pouvoir vérifier au mieux la capacité financière du candidat. Les pièces justificatives remises par ce dernier seront écrites en français et comporteront la devise euro.

Les documents autorisés à demander à la caution

La caution représente la personne qui se porte garante d'un locataire et qui, par conséquent, est en mesure d’assumer financièrement les éventuels défauts de paiement pouvant remettre en cause le bon déroulement du bail. Pour un candidat dont les ressources sont assez limitées, vous pouvez alors lui demander de prendre une caution afin que celle-ci vienne davantage étoffer son dossier de candidature.

S’agissant d’une location étudiante, ce sont généralement les parents qui se portent caution de leur enfant car, bien souvent, ce dernier ne dispose d’aucune ressource financière en dehors de l’argent de poche qu’il reçoit de la part de sa famille, de la bourse qui lui est attribuée par le CROUS ou encore du petit salaire qu’il gagne par l'intermédiaire de son job étudiant.

La pièce d'identité

Comme pour le candidat, vous ne pouvez réclamer qu’une seule pièce d’identité en cours de validité au garant.

Le justificatif de domicile

• L’attestation d’assurance habitation datant moins de 3 mois.
• Les factures de consommation énergétique (eau, gaz, électricité) datant de moins de 3 mois.
• La dernière quittance de loyer.
• Le dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, le titre de propriété de la résidence principale.

La demande d’une seule pièce justificative est tolérée concernant l'adresse de domicile du garant.

Le(s) justificatif(s) de situation professionnelle

Le(s) justificatif(s) de ressources

• Les 3 derniers bulletins de salaire.
• Le dernier avis d’imposition ou de non-imposition et, lorsque tout ou partie des revenus perçus n’a pas été imposé en France mais dans un autre pays, le dernier avis d’imposition obtenu dans le pays concerné et établi par l’administration fiscale du pays en question.
• Le titre de propriété d’un bien immobilier ou le dernier avis de taxe foncière.
• Les 2 derniers bilans comptables ou attestation de ressources pour l’exercice en cours délivrés par un comptable (si la caution exerce une activité professionnelle non-salariée).
• Un justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des 3 derniers mois ou justificatif de l’ouverture des droits établis par l’organisme payeur.
• Un justificatif relatif aux revenus fonciers, rentes viagères ou revenus de valeurs et capitaux mobiliers perçus.

La demande de plusieurs pièces justificatives, relatives à la situation professionnelle et au niveau de ressources de la caution, est permise selon le décret du 5 novembre 2015. Par ailleurs, les documents qui vous sont communiqués devront être rédigés ou traduits en français et comporter des données chiffrées établies ou converties en euro.

La demande de documents pour examiner le dossier d'un candidat à la location est soumise à des règles strictes. En effet, vous êtes contraint de vous référer uniquement à la liste de justificatifs mentionnés plus haut, sous peine d’encourir une amende administrative pouvant s’élever à 3000€ ou 15000€ pour une personne morale.

L'acte de cautionnement

En complément de tous ces justificatifs, vous pouvez également demander au garant de compléter manuscritement un acte de cautionnement afin de sécuriser davantage la location de votre bien. Au sein de ce document, il y est clairement indiqué qu’en cas d’inexécution par le locataire de ses obligations, le garant s’engagera à régler toutes les sommes que le locataire pourrait devoir en vertu du bail, et en particulier : les loyers et charges, les réparations et dégradations locatives, les indemnités d’occupation, les impôts et taxes, etc…, et cela pendant toute la durée initiale du bail.

Après avoir examiné tous les dossiers de candidature et finalement sélectionné votre locataire, vous signerez avec lui un contrat de location meublée à l'année afin que chacun puisse prendre connaissance de ses droits et de ses obligations envers l'autre, et ainsi instaurer des bases solides pour toute la durée du bail.